Compte rendu des Rencontres des 6 et 7 novembre 2006 "De la veille à la gestion des connaissances ou la gestion stratégique de l’information en recherche"

Les rencontres des 6 et 7 novembre organisées à Bordeaux par l’atelier « Veille automatisée » du réseau ARPIST ont réuni une quarantaine de participants venus de différents horizons scientifiques et géographiques.

Bénéficiant d’un appui logistique sans faille de la Délégation régionale et plus particulièrement de la cellule Formation en la personne d’Elise DOUAT, ces journées ont permis de mieux cerner le contenu, les outils et les applications de deux concepts complémentaires : la veille et le knowledge management.

Deux interventions de présentation générale suivies en alternance de retours d’expériences dans le monde de la recherche et de présentations de produits existants ou nouveaux ont rythmé ces journées par la diversité de leurs contenus, offrant un panorama représentatif des méthodes et outils.

Les ateliers-débats de la seconde journée, animés par Emmanuelle JANNES-OBER du CEMAGREF-DSIC et le réseau ARPIST ont offert aux participants la possibilité de s’exprimer sur le sujet tout en sollicitant les intervenants sur des points précis, et ont ainsi favorisé les échanges sur la déclinaison de ces problématiques dans le monde de la Recherche.

Les présentations des intervenants, dont un résumé vous est proposé ci-dessous, sont disponibles en ligne comme documents attachés à ce compte rendu.

« La gestion collective des connaissances, un levier de performance pour l’entreprise. Quels enjeux pour le monde de la recherche » ?, Stéphane CHANTHAPANYA, Société ISINOV, Pessac

Après avoir dressé un historique de la gestion des connaissances, Stéphane CHANTHAPANYA est intervenu sur les enjeux du KM pour le monde de la recherche. Il a présenté le déploiement du KM dans les entreprises, un projet qui se heurte à la difficulté de mettre sous une forme transmissible les compétences et les savoirs accumulés. L’enjeu est d’autant plus important qu’en l’absence de recueil et de traitement de ces connaissances tacites, l’entreprise devient amnésique.
Une démarche qui nécessite des techniques tant intellectuelles qu’informatiques et qui permet d’agréger données externes, collectées lors de la veille, et données internes pour bâtir une nouvelle richesse : l’ensemble des connaissances tacites et explicites de l’entreprise.

La problématique est identique dans le monde de la recherche où les démarches et les techniques doivent cependant être adaptées. Dans les deux cas néanmoins, la définition des besoins est le gage du succès d’un tel projet.
Stéphane CHANTHAPANYA a illustré son propos avec l’exemple d’une entreprise dans laquelle la constitution de communautés de pratiques a mis en avant le rôle et l’importance de l’individu, l’outil n’étant qu’un facilitateur.

« KM et moteur de recherche : l’approche sémantique de PERTIMM » Xavier MIGNON, PERTIMM, Asnières.

Xavier MIGNON a présenté un outil linguistique et sémantique déjà utilisé sur le site du CNRS national depuis 5 ans. Son fonctionnement est basé sur le principe de recherche contextuelle, il offre un point d’accès unique pour l’ensemble des données, qu’elles soient structurées ou pas. Un gros travail est fait en amont sur les ontologies dynamiques permettant ainsi de limiter au maximum le silence dans un grand volume de données.

« Le KM dans le monde de la recherche » Bernard DOUSSET, IRIT, Université Paul Sabatier, Toulouse.

Après avoir rappelé le cycle de l’intelligence économique, de la veille stratégique et prospective qui permet d’étudier l’environnement et son évolution, Bernard DOUSSET a présenté les modalités intellectuelles et techniques de l’analyse de l’information collectée. Il a mis l’accent sur la difficulté liée à la diffusion de cette information et sur le fait que la décision, quel que soit l’outil, reste au niveau de l’humain.

Dans l’outil qu’il a développé, les informations sont traitées sur des bases statistiques pour générer de la connaissance, fruit d’un croisement d’informations et du travail d’un vrai réseau d’acteurs (documentalistes, analystes, experts).

« Ce que l’on cherche, c’est ce que l’on ne connaît pas », ce qui doit induire une méfiance par rapport à l’analyse purement statistique au profit de l’analyse évolutive.

Démonstration d’outils, Simo AZELARAB, société LINGWAY, Ivry-sur-Seine et Pascal RETIERE, société EVER EZIDA

Simo AZELARAB et Pascal RETIERE ont présenté les complémentarités entre LINGWAY, moteur de recherche sémantique basé sur l’utilisation des techniques de traitement automatique des langues (TAL) et FLORA, outil de gestion d’archives, de bibliothèques et de musées. Le système mis en place travaille à partir de dictionnaires génériques et spécialisés implémentés qui « désambiguïsent » les termes utilisés à partir des métadonnées de description des documents.

« La veille à l’Institut national du cancer : identifier des sources d’informations fiables » Ingrid AUBRY, Institut National du cancer, Boulogne-Billancourt.

Ingrid AUBRY nous a présenté un projet développé dans le cadre du « Plan Cancer 2003 » . L’objectif était de développer une veille pour que l’Institut devienne une véritable référence dans le domaine du cancer et pour construire à terme une base de connaissances utilisable dans le cadre de la ligne téléphonique « Cancer Info Service » .

L’Institut utilise le produit de la société GO ALBERT pour réaliser cette veille. En amont, il a été nécessaire de réaliser un travail minutieux sur les sources tant pour leur repérage que pour leur évaluation qualitative. Cette analyse des contenus a été faite par des experts avec des grilles d’analyses très pointues. Les experts interviennent à deux niveaux dans ce projet : qualification des sources et validation des données collectées.
Des choix stratégiques ont été effectués dès le départ qui privilégient l’information novatrice et d’actualité sur le web au détriment de l’information référencée dans des banques de données bibliographiques.

Les objectifs à moyen terme sont de développer la diffusion en push pour mieux répondre aux habitudes des utilisateurs et de faciliter l’accès à la banque de données qui est constituée.

« Un service de veille collective pour les unités mixtes de recherche en sciences sociales : partage d’expérience et perspectives » Caroline FALIZE, ENSAM-INRA, Montpellier ; Marie-Gabrielle BODART

Caroline FALIZE et Marie-Gabrielle BODART nous ont présenté la mise en œuvre d’un système de veille au CIRAD. Un travail d’investissement important a été mené au départ pour la mise en place du système : analyse des besoins réalisée à partir d’une enquête, mise en place de groupes de travail et de binômes chercheurs/documentalistes. Ce dernier point a permis de mettre en évidence l’importance d’un travail collaboratif entre chercheurs et documentalistes : les chercheurs étant les experts et les animateurs scientifiques et les documentalistes les acteurs qui sollicitent régulièrement la communauté scientifique.

Face au volume d’informations recueillies, l’objectif consiste à capitaliser, à exploiter et à diffuser cette information et à produire des indicateurs bibliométriques.

Présentation de SQUIDO, Olivier BOURDAIS et Jean-Sébastien FRANC, Société IXXO, Champagne-au-Mont-D’or

Olivier BOURDAIS et Jean-Sébastien FRANC nous ont fait une présentation dynamique d’une gamme de produits qui va de gros systèmes à un outil plus modeste et financièrement plus accessible, tout nouveau sur le marché : SQUIDO. C’est un crawler qui utilise le principe de navigation conceptuelle sur le web par le biais d’hyperliens. Il a pour principe la catégorisation des données par clustering et taxonomies automatiques. Une de ses spécificités consiste à détecter et proposer de nouvelles sources permettant ainsi aux utilisateurs une véritable prospective. A l’issue de leur présentation, ils ont proposé aux participants intéressés la possibilité de réaliser des tests avec leur produit.

« Construction d’un outil de veille sectorielle à l’aide de la technologie text-mining Pertimm : de la fourniture d’information primaire à la création de produits d’information structurée » Christian GIRARD, HITIS, Courbevoie

La société a mis en place avec Pertimm, outil de text-mining, une banque de données dans le domaine de la biotechnologie accessible sur abonnement. L’outil centralise sur un même site, des sources libres (communiqués de presse en anglais) à l’intention du monde de l’industrie pharmaceutique. L’information fournie est brute, non analysée, non classée. L’objectif étant d’identifier les sociétés qui travaillent dans le domaine et de repérer leurs innovations. Les services proposés sont des alertes personnalisées, la sauvegarde des alertes et des résultats. Il revient à chaque client d’exploiter et d’analyser les données recueillies et donc de créer du sens en fonction de sa propre stratégie d’entreprise.

« Présentation de la mémoire d’entreprise du CNES » Mario DELAIL, CNES, Toulouse

Mario DELAIL nous a présenté une démarche de KM permettant d’endiguer la perte de mémoire de l’entreprise (EPIC-Etablissement à caractère industriel et commercial soumis à l’obligation de reverser ses archives aux Archives de France) et de favoriser le transfert des connaissances au sein de l’entreprise (« quitte à constituer des archives, autant que l’entreprise y trouve un bénéfice »). La démarche repose sur l’élaboration d’une banque de données en rencontrant les experts volontaires qui quittent l’entreprise au moment de leur retraite ou lors de mutations.

La méthodologie consiste à mener des interviews (méthode KOD, Knowledge Object Design), à rechercher des axes d’analyse, à élaborer un storytelling (profil de carrière, success story, compétences requises pour le poste), à récupérer la documentation personnelle de la personne concernée et à verser dans la base.

Les logiciels utilisés sont ALCESTE et KALIWATCH d’Arisem. Cette intervention a permis de mettre en évidence la synergie entre la veille et le KM qui s’auto-enrichissent ainsi que le travail collaboratif entre experts, chercheurs, documentalistes et informaticiens.
L’aspect humain et la nécessité de « vendre » le concept auprès des chercheurs en étant pro-actifs à leur égard ont été présentés comme deux composantes essentielles au succès de cette entreprise.

Les ateliers-débats, qui proposaient deux thématiques (« Veille et KM : une culture à acquérir en Recherche » et « Veille et KM : de nouvelles pratiques pour les professionnels de l’IST » ont fait émerger des concepts, réflexions et analyses très intéressants.

Au fil des échanges, les ateliers ont quelque peu fusionné, mais les idées directrices correspondant aux deux grandes thématiques ont été mises en relief avec force.

Emmanuelle JANNES-OBER a ouvert le débat avec une question provocatrice : « quelle différence entre veille et prospective ? »

A laquelle les communications et les questions-réponses de ces deux journées permettaient de répondre :

Quelle que soit la veille mise en œuvre en fonction du contexte et des objectifs (sectorielle, juridique, thématique, règlementaire, événementielle…), elle permet de surveiller/catégoriser/alerter en temps réel en fédérant l’accès aux sources appropriées à partir de profils définis. Elle enrichit ainsi de données nouvelles le sujet concerné.

Elle doit évoluer vers une veille stratégique et prospective qui étudie l’environnement et l’évolution à l’aide d’analyses (textuelles et exploratoires) des données par traitement statistique et croisement des informations (prenant en considération la variable temps). Elle génére ainsi de nouvelles connaissances, « le front de la recherche »1 .

– Atelier 1

« Veille et KM : une culture à acquérir en recherche ? »

Ces deux concepts ne peuvent qu’appartenir à la culture de l’entreprise. La synergie qui les relie s’appuie sur des outils, une méthodologie spécifique et se heurte à des freins variés.

• La nécessite de créer une culture d’entreprise

Le KM et la veille sont conditionnés par la culture de l’entreprise et doivent être sous tendus par une volonté et un appui de la Direction générale. Il doit s’agir de projets d’entreprise, d’une démarche globale touchant à la culture de l’entreprise est un préalable à tout projet. Il faut notamment que les organes dirigeants instillent une culture du partage au sein de l’organisme : un partage des compétences et des savoirs au service d’un intérêt commun. Le travail de chacun pour initier et maintenir cette dynamique est essentiel.
Caroline FALIZE, Marie-Gabrielle BODART et Mario DELAIL ont apporté des exemples d’actions pour solliciter les différents acteurs (interviews, questionnaires, réunions, responsabilité des chercheurs dans les équipes thématiques….) et communiquer sur le projet.

• La synergie entre veille et KM

Le KM est la suite logique de la veille : c’est l’organisation des connaissances. Il ne se décrète pas, tout processus contraignant va détourner l’utilisateur final des objectifs de capitalisation. Ingrid AUBRY, Caroline FALIZE et Marie-Gabrielle BODART qui ont mis en œuvre un système de veille ont montré que leur objectif désormais était bien la gestion, l’analyse, la valorisation et la diffusion des données collectées.

• Les outils

La technologie doit rester transparente. La palette des outils est très vaste, ils sont complémentaires et permettent d’accélérer les choses mais l’intervention humaine reste indispensable et incontournable.
Il ne faut pas hésiter, selon les représentants d’IXXO, à évaluer régulièrement l’impact de l’outil mis en place. En effet, il faut être conscient que l’outil peut influencer la démarche. Mario DELAIL a ainsi fait remarquer que, au CNES, tout a été fait pour maîtriser la base de connaissances même si l’outil utilisé est arrivé déjà paramétré.

Les éditeurs de logiciels ont pu apporter des précisions concernant des fonctionnalités puissantes et lever le voile sur quelques ambiguïtés, par exemple les différences entre moteur de recherche sémantique et recherche conceptuelle, la création automatique d’ontologies relationnelles pondérées, le principe de l’analyse textuelle et des analyses exploratoires avec le croisement des informations qui crée de nouvelles connaissances….

• La méthodologie

Il faut être ambitieux et définir des objectifs de veille prospective et KM ; mais il est possible selon les moyens et les besoins de commencer modestement pour élargir ensuite le projet, qu’il s’agisse de veille ou de KM.
Il existe différents types de veilles, il n’y a pas de modèle universel et il convient d’adapter la méthodologie en fonction de l’environnement, des besoins et des moyens. L’objectif seul compte. Les exposés ont permis de proposer différents modèles.

• Les freins

Le frein principal vient des utilisateurs : c’est la crainte du chercheur du fait des modalités d’évaluation en vigueur qui ne favorisent pas, loin s’en faut, la mise en commun et le partage des informations. Cette réticence se remarque aussi dans le cadre des archives ouvertes. Le partage peut néanmoins se faire de façon raisonnée et s’organiser autour d’intérêts communs dans une communauté scientifique donnée.

Dans certaines entreprises privées (Nestlé) les Ressources humaines ont mis en place un système de récompenses pour ceux qui appliquent cette politique de partage des connaissances.
Un autre frein a été détecté, spécifique au CNRS, par rapport à tous les organismes qui sont intervenus : la pluridisciplinarité. Elle peut en effet générer des difficultés dans le cadre d’une solution globale.

– Atelier 2

« Veille et KM : de nouvelles pratiques pour les professionnels de l’IST ? »

Les documentalistes sont légitimes dans ce type de projet du fait de leurs compétences et de la valeur ajoutée qu’ils peuvent apporter à de telles démarches basées sur la complémentarité des acteurs et le partenariat. Communicants et initiateurs, ils peuvent mettre en marche des méthodes éprouvées qui font appel aux règles de base de la gestion des données, de la communication, voire du lobbying.

• Compétences et valeur ajoutée

Les documentalistes apportent, comme le souligne Ingrid AUBRY la technique du traitement de l’information, leur connaissance des sources et la dynamique indispensable au projet. Ils peuvent notamment jouer un rôle dans la notion de partage. Caroline FALIZE et Marie-Gabrielle BODART rappellent qu’il est essentiel de solliciter régulièrement (réunions, mail…) et de responsabiliser le chercheur (responsable de groupes thématiques).

• Complémentarité et partenariat

La veille nécessite l’implication d’acteurs variés et qui se situent à différents niveaux. Le professionnel de l’information participe à la veille : il est un appui à la démarche. En fonction du contexte de mise en place d’un système veille et KM, des objectifs et des moyens humains, son rôle peut-être sensiblement différent (analyse les besoins, propose des sources, choisit l’outil, valide le premier niveau des résultats, propose les produits de diffusion…). Il est évident qu’à chacune des étapes, l’expert intervient (le chercheur valide la source, authentifie le résultat, approuve le produit de diffusion). Dans les relations avec les chercheurs, il est indispensable bien préciser où commence et où s’arrête le rôle du documentaliste afin d’instaurer une confiance.

Mario DELAIL confirme en disant que les documentalistes travaillent en symbiose avec les experts, créent une dynamique et ont une part active dans le travail collaboratif qu’ils peuvent initier…mais les résultats sont présentés par les experts à la Direction.

• Initiateurs

Les représentants d’IXXO soulignent que les professionnels de l’IST sont souvent apporteurs de projets.

Des chercheurs expriment des besoins comme fédérer les sources, recevoir des informations ciblées, structurées et classées, conserver et retrouver les données collectées, garder le texte intégral…. ; les professionnels de l’information doivent être réactifs et proposer des projets de veille.

• Méthode

Au CEMAGREF, tout était à concevoir. Ils ont développé des outils pédagogiques pour sensibiliser les collaborateurs à la veille. Là aussi des binômes chercheurs/professionnels de l’information ont été constitués. En amont, cela implique une réflexion sur la fonction documentaire et la notion d’accompagnement. Il a été nécessaire avant tout d’expliquer les objectifs aux différents acteurs. Enfin, Emmanuelle JANNES-OBER a eu un rôle important en terme de lobbying tant auprès des chercheurs que de la direction.
Elle est restée à l’affût des travaux des groupes de travail qui se mettaient en place dans l’organisme et n’a pas hésité à contacter le responsable pour y être intégrée, à développer une argumentation qui a convaincu ce responsable, qui à son tour, s’est transformé en vecteur de transmission.

En ce qui concerne le CNRS, si la décision n’est pas prise au niveau de la Direction générale, il faudra réfléchir sur le niveau, l’échelle à laquelle il convient de développer un tel projet (CNRS, département scientifique, communauté scientifique, Institut fédératif de recherche, unité).

• Communication

Mario DELAIL a montré que la détermination du professionnel de l’information, son souci de communication et les actions qu’il met en œuvre dans ce cadre, sont déterminantes pour la mise en œuvre de ces opérations.

– Synthèse des deux ateliers

Globalement les discussions menées lors de ces tables rondes ont permis de préciser les conditions de mise en place, de mieux cerner certaines spécifications technologiques et de préciser le rôle et les besoins de formation des professionnels de l’information scientifique et technique.

• Mise en place

Veille ou KM, il s’agit d’une démarche projet, d’une démarche globale, il faut déterminer ce qui est vraiment utile, voir loin, être ambitieux.

La veille ne peut être efficace que si elle est mise en place dans l’ensemble de la structure, c’est l’affaire de tous. Les documentalistes doivent eux-mêmes être en alerte sur ce qui se passe dans leur environnement, ce qui implique une veille métier : sur les pratiques des autres EPST, sur les nouvelles techniques etc.

Enfin, si ça ne marche pas au niveau que l’on souhaitait atteindre, il ne faut pas hésiter à redescendre d’un cran et démarrer avec son labo, son équipe dans une perspective de modélisation.

Les points forts de la méthodologie ont été mis en évidence : définir les besoins, les objectifs et les acteurs (CDC), initier une culture de partage, communiquer sur le projet, choisir et adapter l’outil, mesurer régulièrement l’adéquation besoins/services/qualités de l’outil/dynamique des groupes…

• Outils

Face à la palette d’outils et à leur complexité, il est indispensable de les tester et de les analyser (benchmarking), puis d’adapter l’outil choisi.

Le choix des outils nécessite la rédaction d’un cahier des charges dans lequel plusieurs scénarii seront proposés, du plus modeste au plus complexe pour convaincre les équipes.

Il est essentiel de se former sur les concepts, de manipuler les outils gratuits, de collecter des informations lors des salons et des colloques.

• Formation et comportement

La complexité des technologies employées, la nécessaire maîtrise de la terminologie, (une problématique amorcée avec les intervenants mais à formaliser) font émerger des besoins de formation.

Il faut aussi savoir se remettre en question, faire de la veille avec des outils autres que des banques de données bibliographiques, savoir à qui s’adresser, repérer les détracteurs et les supporters.

Enfin, il ne faut pas hésiter à « se bouger », à démontrer ses capacités, ses compétences par des exemples très concrets d’application, être actif, savoir se vendre : « Il est nécessaire de se persuader avant de persuader les autres ».

Conclusion

Dans le cadre de l’étude, ces deux journées ont apporté de nombreux éclaircissements qui devront être confortés par le biais des tests et de rencontres ciblées avec certains des fournisseurs et des intervenants.

Les informations ont été un peu limitées en ce qui concerne le KM pour les outils de gestion des expertises, du workflow, des processus. Il faudra donc réfléchir à un approfondissement de ces aspects pour la continuité du projet.

Ces deux journées ont permis de connaître et faire connaître des expériences menées dans ces domaines, d’analyser le rôle des professionnels de l’information, de mesurer l’importance du changement, celle de la connaissance et de l’analyse des besoins des utilisateurs potentiels.

Le panorama des outils a aussi permis de prendre conscience de la complexité technique. Des formations seront nécessaires, une mutualisation et la mise en œuvre de binômes, donc l’alliance entre des compétences variées, aussi.

Au final deux journées très constructives, au cours desquelles il a été possible de recueillir des témoignages de personnes qui s’interrogent sur ces concepts et sur leur mise en œuvre au sein du CNRS. Les contacts noués à cette occasion entre organisatrices, intervenants et participants ont jeté les bases nécessaires à une mise en place de collaborations dans le cadre du projet ARPIST.

1. Bernard DOUSSET : De la veille à la gestion des connaissances, Communication CNRS-Aquitaine, 6 Novembre 2006

Le groupe de travail de l’atelier "Veille automatisée"
04/12/06