Réunion de l’Atelier 3 du 6 et du 14 novembre 2003

Présents : Bernadette BERGERET (bibliothécaire-documentaliste UMR 5803 et CRCM), Marie-Hélène DURRENS (documentaliste UMR134), Isabelle ESQURIAL (documentaliste UMR 5114), Catherine LAMOUROUX (documentaliste UMR 5116), Chantal LATIE (documentaliste UMR 5607)

Compte rendu de la réunion Knowings :

Chantal LATIE et Geneviève RAUBER se sont rendues à Paris, le 17 octobre 2003, pour la réunion de présentation du module de gestion des connaissances « Knowings » suite à la demande de la MRCT qui souhaitait associer à l’étude du cahier des charges les membres des comités de pilotage des différents réseaux.

La MRCT est une UPS (Unité propre de services) dirigée par M. LELIEVRE et située dans les locaux de la délégation Régionale de Meudon. Elle est plus particulièrement chargée de mettre en place « une gestion des ressources et compétences utiles aux structures opérationnelles de la recherche ». Elle apporte soutien aux réseaux de métiers et finance des projets innovants.

Les réseaux de compétences suivent la même problématique avec des besoins et des équipements différents. Le souhait de la MRCT est de développer un réservoir de connaissances, par le biais d’une plate-forme unique, d’optimiser la circulation de l’information provenant de différentes sources (administration, formation, réseaux métiers…). En effet, à l’heure actuelle les ressources sont dispersées dans des bases diverses, il est donc nécessaire d’utiliser un outil capable de gérer une interrogation multi-sources.

La MRCT a élaboré un cahier des charges en concertation avec les réseaux existants. Ceux des documentalistes ont été également conviés à mener une réflexion autour de ce cahier des charges lors de la journée du 17 octobre 2003.

Il a été demandé à la société Knowings de réfléchir à un module de gestion des connaissances. Cette société a donc entrepris toute une série d’entretiens auprès des réseaux (électroniciens, hautes pressions et mécaniciens] et propose leur progiciel « Knowings

La MRCT nous demande de rendre un avis sur ce cahier des charges pour le 20 novembre 2003.

Avis sur le Cahier des charges Projet de CdCF gestion de la connaissance adapté aux besoins de la MRCT

1. Structure du système

Il n’y aura pas qu’un seul serveur mais des liens vers les différents serveurs existants.
– de quelles manière seront répartis les privilèges ?
– y aura-t-il des serveurs dédiés à certaines fonctions ?
– migration : langage, logiciel , support ?

Suggestion : privilégier l’accès par déclaration d’adresse IP plutôt qu’un login avec mot de passe.

1.3 Autoriser un grand nombre N de connexions : préciser s’il y a un seuil de faisabilité

1.4. Architecture modulaire

Architecture « modulaire » signifie-t-elle des « modules » = « fonctionnalités » du système (qui pourront être développés ultérieurement, d’autres supprimés comme les fonctionnalités gestion, recherche diffusion de l’information… ? ou bien y aura-t-il une entrée paramétrable par métiers ou par fonctions ?
Le souhait serait plutôt une entrée par métier avec paramétrage.

La MRCT disposera d’une autonomie complète dans la conception, la gestion et l’administration de la plate-forme :
– les comités de pilotage des différents réseaux existants au CNRS seront-ils consultés ? sous forme d’une représentation, (conseil, vote, consultation)

2. Administration du système

2.1.1. Créer et mettre à jour des listes de communautés, groupes, profils
– les réseaux pourront-ils disposer de ces listes afin de les utiliser ? auront-ils la possibilité de créer leur propres groupes … selon des besoins spécifiques ?
– comment seront-elles générées : modalités de création et de mise à jour ?

2.2. Privilèges d’accès
– pouvez-vous préciser les privilèges d’accès en fonction des communautés, des groupes, sous- groupes et/ou profils ?

2.2.6 Permettre un accès auteur : pourra-t-on exporter les données (interpolarité vers d’autres logiciels) pour utilisations modifiées ?

2.2.7. Permettre un accès de validation par signature électronique
– s’agit-il vraiment de la signature électronique ou du certificat d’authentification ? La signature électronique n’est pas mise en place pour chaque membre du CNRS mais seulement pour certaines fonctions administratives (directeurs d’unités, gestionnaires, secrétaires…).

2.5.2. Permettre le choix de la langue des menus (français ou anglais par défaut)
– Ce devrait être français par défaut et autres langues (anglais, espagnol…)

2.6. Notifier automatiquement à l’utilisateur, suite à l’abonnement à une liste, la publication de nouvelles informations susceptibles de l’intéresser

A sa place dans ce § ou dans celui sur la « recherche » :
Fonction essentielle en recherche : veille automatique et alerte par mail ( fonction « push en documentation) sur listes de diffusion mais aussi sur mail, fichiers joints et bouquets de sources (bases de données)
. à partir de profils à définir : plusieurs par personnes, par groupes ou communautés
. sauvegarde des profils (requêtes), des résultats, des réactualisation, suppressions …
. nouveautés détectées (alertes par mail)
. restitution des résultats (structurés, personnalisés, …)

à préciser :
. quels logiciels de veille (identiques pour toutes les communautés ?
.sur quelles sources ou bouquets de sources]

– comment cette alerte sera-t-elle générée ? par mots-clés ?

2.6.4 Compteurs de visiteurs : pas très pertinent
quelles sont les possibilités ? page(s) consultée(s), durée

3. Moteur de recherche évolué

3.1. Permettre une recherche multilingue (de type google)
– y aura-t-il une seule fenêtre ?

3.2.1. Champ de base de données
– pouvez-vous préciser ce que vous entendez par champ ? les rubriques des différents fichiers et bases de données

3.2.4 recherche multi-critères : cela signifie-t-il aussi multi-champs ?

3.2.5 recherche combinée : pour affiner ? combinaison de plusieurs formules de recherche ?

3.3.8 ? dans un panel de bases choisies

3.4. Accepter les opérateurs logiques
– opérateurs logiques : et, ou, sauf
Il faudrait y ajouter les opérateurs de proximités (le premier terme et le second ne peuvent être éloignés de plus de x mots), mais aussi les opérateurs mathématiques (dates, < >, =)

3.5. Permettre l’utilisation de la troncature et du parenthésage
– s’agit-il de la troncature à droite (la plus courante) ? ou gauche et droite ?
– par mots de la même famille (lemme) ?
– Existe-t-il une brique logicielle linguistique traitant le contextuel (morphologie, syntaxe, sémantique) ? = le web sémantique : ce qui permet l’indexation automatique et la recherche en langage naturel

Exemple : avions (verbe) et avions (substantif)

3.6 tri
par pertinence
par catégorisation, descripteurs si recherche avec thésaurus
auteur
date
autres
choix du critère de tri

4. Fonctions principales du système

6.1.6 ( ?) Autres bases de données externes : pouvez-vous préciser quelles sont ces autres bases de données ?
de réseaux, de laboratoires (bases de données enrichies, existantes, en cours de constitution et à constituer ?
intégration ou hébergement
critères de sélections ( contenus, normes, taille,…)

6.2.6 Pouvoir importer des données d’autres bases de données externes
liens vers bases externes , abonnements ? critères de sélection ?

6.4. Pouvoir importer des bases de données
Doit-on importer l’intégralité de la base ou une sélection ? de quelles bases exactement ? S’agit-il d’un import pour hébergement d’une base ?

Pour les points 6.4 et 6.5 : il faudrait préciser : le système et surtout la politique consistent-ils à héberger ces bases (le laboratoire restant propriétaire de sa base qu’il gère et développe à distance) ou la MRCT détient -elle des devoirs (diffuser, sauvegarder) et des droits (exporter , fusionner des parties de ces bases …)

7.3.8 Veille technologique et scientifique (fondamental en documentation) avec alerte par mail

8. Circulation de l’information

8.1.4 Permettre la création de rapport d’activité
– Est-ce une création par agrégation d’informations ?
– Autres produits autorisés ?

8.3. Gérer une base de données électroniques de documents (GED)

8.3.5. Permettre une indexation automatique des documents
– existe-t-il :
o une brique logicielle linguistique traitant le contextuel (morphologie, syntaxe, sémantique) ? = le web sémantique : ce qui permet l’indexation automatique et la recherche en langage naturel
o la constitution d’un index des termes pertinents en regard d’un dictionnaire des mots vides (importé ou constitué ) permettant notamment le multilinguisme (sur l’ensemble des documents : champs d’une notice, texte intégral d’une formule, d’une notice de construction, …).

8.3.6. Permettre une indexation manuelle des documents
o est-ce qu’il y a une gestion de thésaurus ? possibilité d’existence de plusieurs thésauri ? la fusion de différents thésauri de domaines scientifiques différents étant impossible (terminologie)

Conclusion

L’outil de « gestion des connaissances » souhaité par la MRCT qui a fait l’objet d’un cahier des charges soumis à la société « Knowings » doit-il gérer un ensemble de connaissances liées aux compétences et savoir-faire des réseaux de métiers qu’il fédère mais aussi plus largement aux ressources développées par les laboratoires qui le souhaiteraient ?

Si l’objectif est la mutualisation des méthodes et outils et la diffusion de toutes ressources à une communauté scientifique large pouvant favoriser l’interdisciplinarité, alors certains aspects du cahier des charges nous paraissent trop peu développés.

La constitution d’un réservoir de ressources du CNRS puis l’élaboration de référentiels (hommes, outils, ressources) sont un premier aspect, mais si l’outil doit permettre une diffusion à valeur ajoutée, les modules « indexation » et « recherche » (notamment points 3 et 8) doivent être très performants.
L’outil est évalué à la pertinence, fiabilité et rapidité des réponses et à la réexploitation des données (agrégation de contenus, interpolarité).

D’autres fonctionnalités liées sont tout aussi importantes :
. nombres des sources autorisées (connecteurs)
. structuration de cette masse de données
. veille automatique avec sauvegarde des profils et choix des bouquets de bases (alerte par mail)

Nous souhaitons que le point « Indexation et Recherche » soit plus développé car il concerne directement le métier de documentaliste.