Compte rendu de la réunion du groupe de travail « Veille automatisée » atelier 3 du 26 janvier 2006, 9h, château de Brivazac

Compte rendu de la réunion du groupe de travail "Veille automatisée" atelier 3
du 26 Janvier 2006
9h00, Château de Brivazac

Présentes : Marie-Hélène Bridet, Jeanne Capdeville, Isabelle Esqurial, Marie-Hélène Durrens, Chantal Latié, Françoise Comet

Excusée : Florence Bartholin

Absent : Daniel Pouyllau

Ordre du jour :
– la réunion du 12/01
– Les schémas d’analyse des besoins des chercheurs (proposés par FC)
– Le classement « typologie des sources »
– La validation de la grille d’évaluation
– la méthodologie pour les tests (période, modalités ....)
– les modalités des tests (fonction des réponses des sociétés), période...
– le budget 2006
– Divers

Document diffusé :
– CR de la réunion de travail qui s’est déroulée entre C. LATIE et F. COMET. Cette réunion a été l’occasion de faire le point sur les contacts avec les fournisseurs de logiciels. Il s’avère important de disposer des sources utilisées par les chercheurs ainsi que des exemples des mots clés utilisés lors des recherches. C. LATIE va donc lister ces éléments. D’autre part, il apparaît que certains fournisseurs proposent un accès à des plate formes de tests ou de télécharger des logiciels pour organiser des tests. Dans ce cas, les tests sont gratuits. D’autres acceptent l’organisation de tests mais demandent une participation financière. Il va donc falloir prévoir un budget. F. COMET va faire une liste en mentionnant lesquels sont gratuits et lesquels sont payants. Pour ceux qui sont gratuits, les tests peuvent commencer dès que les membres du GT peuvent démarrer et dès que la grille d’évaluation sera finalisée.

1 - Grille d’analyse des outils

La version 7 de la grille d’analyse des outils est validée, elle peut donc être envoyée aux fournisseurs.

2 - Les schémas d’analyse des besoins des chercheurs

I ESQURIAL et M.H. DURRENS n’ont pas reçu les schémas.
Les propositions faites ne sont pas toutes satisfaisantes : les camemberts ne sont pas lisibles et ne démontrent pas grand-chose, notamment du fait de la présence de rubriques génériques qui comprennent, pour certaines d’entre elles, des rubriques spécifiques. Afin de rendre les données plus lisibles, il est décidé de :
–  conserver la représentation sous forme de barres pour les résultats généraux,
–  faire des camemberts pour illustrer les résultats des sous rubriques. Les données seront converties en pourcentages.
F. COMET envoie une proposition de schémas aux membres du GT.

3 - La validation de la grille d’évaluation.

Dans son principe de notation, la grille d’évaluation des outils est validée. En ce qui concerne le contenu, il faudra rajouter des consignes concernant l’absence de test d’une fonction : le testeur devra préciser si cette fonction n’a pas été testée parce qu’elle n’est pas jugée intéressante ou parce que le testeur ne l’a pas trouvée. Il est donc décidé de rajouter 2 colonnes au tableau de notation afin de préciser les choses.

La grille d’évaluation comportera toutes les fonctionnalités mentionnées dans la grille d’analydes outils. La première page de la grille reprendra les indications descriptives générales de chaque outil, dans la mesure du possible, elle sera pré-remplie.
La grille d’évaluation finalisée par F. COMET devra être envoyée lundi 30 à l’ensemble des membres du GT pour validation. Elle sera accompagnée de la liste des outils gratuits afin que les membres du GT puissent l’utiliser sur certains outils et la valider après l’avoir testée.
Les commentaires devront être envoyés à F. COMET pour le 3 mars. Une fois modifiée en fonction des remarques formulées, elle devra être envoyée à C. LATIE le 7 Mars pour diffusion auprès des chercheurs testeurs.
Une information concernant les prochains tests va être envoyée à tous les testeurs.

4 - la méthodologie pour les tests (période, modalités ....)

La date des tests est reportée, ils se dérouleront du 20 février au 17 mars. Comme indiqué précédemment, certains fournisseurs demandent :
–  une participation financière pour l’organisation des tests,
–  d’avoir la liste des sources et des mots clés utilisés par les chercheurs,
–  à venir présenter leurs produits à Bordeaux ou sur des sites dans lesquels ils sont installés (Toulouse)

5 - Budget 2006

Le budget de fonctionnement n’a pas encore été notifié.
C. LATIE sait pouvoir disposer de 8 K€ pour la formation et l’organisation de la journée qui devrait se dérouler fin septembre 2006. Elle serait l’occasion de rencontrer différents EPST pour mieux connaître leurs réalisations en matière de veille, il y aurait aussi un principe d’ateliers.
C. LATIE va prendre contact avec les partenaires rencontrés à Nancy.
C. LATIE, E. DOUAT et F. COMET travailleront à la préparation de cette journée, une autre personne serait la bienvenue. Sur proposition de I. ESQURIAL, cette proposition sera étendue aux autres membres de l’atelier et aux chercheurs testeurs.

Divers

Concernant l’utilisation de l’ordinateur portable acheté pour le projet, un IP permettant l’installation des licences des logiciels acquis doit être attribué par l’unité porteuse du projet (réponse fournie par le responsable informatique de la DR15) soit l’IFR 8 ; Chantal Latié travaillant au sein d’un bâtiment INSERM, il a fallu négocier ; cela semble désormais en bonne voie. Rappelons qu’il faut modifier l’IP en fonction de l’endroit où l’on travaille. La solution des IP nomades est rarement pratiquée dans nos unités.
Actuellement les données du projet sont mémorisées sur l’ordinateur du labo de C. LATIE et une copie sur clé USB ; une version complète jusqu’à juillet 2005 est sur cédérom chez I. ESQURIAL.

LA PROCHAINE REUNION EST FIXEE AU 21 MARS à 14H00
CHATEAU DE BRIVAZAC