Rencontre "Quelle stratégie avec quel(s) outil(s) ?"

Compte rendu de la rencontre du 15 Novembre 2005
« LA VEILLE AUTOMATISEE EN RECHERCHE : QUELLE STRATEGIE AVEC QUEL(S) OUTILS(S) ? »

Les ressources informationnelles constituent un des substrats de la recherche et participent à la visibilité et à la valorisation des connaissances scientifiques. C’est pourquoi il est important d’en faire une exploitation optimale.

Un des moyens pour atteindre cet objectif est de mettre en place un processus de veille et de gestion des connaissances automatisé actuellement très peu présent au CNRS.

Face aux nouveaux usages, évolution des pratiques de recherche d’information, nouveaux modèles de publications, besoins de réponses rapides et pertinentes pour les chercheurs, il devient impératif de mener une réflexion et une analyse dans ce domaine.

Le réseau ARPIST s’est vu confié par la MRCT un projet dans ce domaine. C’est dans ce cadre que s’inscrit la rencontre du 15 novembre intitulée « La Veille automatisée en Recherche : quelle stratégie avec quels outils ? ». Elle a réuni une quinzaine de participants autour de deux spécialistes de la Veille et de la Gestion des connaissances, Laurent Morice de l’ADEME et Jacques Vaudelin de l’INERIS.

Une rapide introduction a permis de rappeler les objectifs et le contexte du projet « Réservoir unique de ressources documentaires multidisciplinaires pour la recherche » conduit par un groupe de travail du réseau ARPIST, soutenu par la Délégation Régionale 15 et la Mission des Ressources et compétences technologiques du CNRS et mis en place en janvier 2005. La journée du 15 novembre s’inscrit dans un cycle de formations / rencontres initié par les journées de mai et novembre 2004.

Concrètement il s’agit pour le groupe de travail et leurs partenaires de :

–  identifier et analyser les besoins et attentes des chercheurs et de rédiger un cahier des charges,
–  constituer une banque d’outils de veille répondant à des applications pluridisciplinaires,
–  dresser un état de la question sur les performances requises d’un outil de veille en proposant une grille d’analyse,
–  étudier les stratégies pratiquées ou possibles en instituts,
–  proposer un ou plusieurs outils de veille et stratégie répondant aux besoins identifiés des chercheurs dans le meilleur rapport besoins des chercheurs / performances des outils.
En s’appuyant sur :
–  l’organisation de présentations et de tests des outils à différentes étapes de l’avancée du projet
–  un cycle de formations et rencontres d’experts

Les présentations de Laurent Morice et Jacques Vaudelin sont des retours d’expériences qui mettent en évidence la genèse de systèmes mis en œuvre il y a 5 ans et leur évolution.
Après une rapide présentation du contexte, ils exposent les missions, les objectifs et les moyens. (communications cf diapos en documents joints)
Les questions posées au cours des présentations et la table ronde intitulée « Réalisation d’une activité de veille et de gestion des connaissances » et animée par Françoise Comet et Evelyne Mouillet ont permis une approche très pragmatique sur les besoins, les acteurs, les outils, les obstacles, les résultats, les retours sur investissement,...

Si des points communs rapprochent les deux organismes (missions, existence d’un communauté scientifique), et si leurs projets sont similaires du fait de leurs origines, leurs enjeux et la nature de leurs ressources informationnelles ; plusieurs différences les distinguent, ce qui a rendu les présentations d’autant plus intéressantes qu’elles étaient complémentaires par rapport au projet du CNRS.

En effet, l’ADEME est nettement plus orientée vers la veille, avec le développement d’une veille qualité, l’existence de veilles en langues étrangères. L’INERIS, quant à lui, a développé un système de capitalisation des connaissances avec agrégation de briques logiciels autour d’un moteur de recherche avancée.

Les points forts des 2 projets concernent la méthodologie employée dans les 2 cas et qui a laissé un temps incompressible d’acculturation, puis a consisté à dresser un état de l’art avant de conceptualiser. Le choix des outils s’est porté sur des systèmes relativement simples et évolutifs et s’est appuyé sur une analyse très précise des besoins et des attentes des chercheurs. La démarche a suivi la méthode applicable dans la conduite de projet (chef de projet légitimé, comité de pilotage..) et a conduit à la rédaction d’un cahier des charges très élaboré.

En se basant sur leurs expériences respectives, les deux intervenants ont listé un certain nombre de conditions indispensables à la réussite du projet entamé par le CNRS et concernant :

–  l’entreprise : soutien de la direction, connaissance de la stratégie, développement d’une culture de partage de l’information et de la connaissance,
–  la méthodologie qui doit être très rigoureuse,
–  les moyens humains (équipe de veilleurs et de chercheurs qui doivent constituer un véritable maillage de compétences et de collaboration), et informatiques,
–  la communication autour du projet,
–  le choix d’une solution évolutive en fonction des premiers résultats obtenus.

A partir de ces conseils, les professionnels de l’information du CNRS peuvent intervenir en proposant de créer un gisement d’informations valorisables, de cibler les destinataires et de permettre la transversalité.
Poursuivant un objectif de qualité, le projet pourrait se développer autour de quelques idées force :

–  simplicité de l’outil,
–  cohérence dans le traitement de l’information, son analyse et son enrichissement alliée à la capitalisation des savoirs et savoir faire pour rendre visible et accessible toutes les ressources d’une communauté scientifique,
–  une diffusion de l’information plurielle.

Force est de constater, néanmoins, que les moyens dans les instituts de recherche sont très limités notamment en potentiel humain et que les configurations pour la majeure partie des unités ne sont pas celles de l’ADEME ou de l’INERIS ; il est donc indispensable de mener l’étude dans le cadre d’un projet et d’une concertation très large, de mettre en place un réseau de compétences de veilleurs, analyseurs (en s’appuyant par exemple sur les réseaux thématiques et régionaux), d’explorer l’analyse faite sur le terrain pour les besoins des chercheurs, de développer un travail de collaboration entre services et d’associer à cette démarche tous les chercheurs de la communauté scientifique.

Cette journée, basée sur l’interactivité, a été très riche en enseignement pour chacun et a apporté au groupe de travail du projet des orientations pertinentes.
Depuis la journée de sensibilisation au thème de la veille, en mai 2004, notre groupe et le nombre de nos partenaires s’est développé. 35 professionnels de l’IST dans le Sud-Ouest sont intéressés et souhaitent faire progresser l’étude et développer un système de veille et gestion des ressources informationnelles dans leurs unités respectives.
Les participants, représentatifs de différents domaines scientifiques, illustraient tout à la fois la pluridisciplinarité et l’intérêt de la veille automatisée et de la gestion des connaissances pour la communauté scientifique du CNRS.
Les systèmes performants, efficaces et évolutifs qui ont été présentés, mis en place depuis plusieurs années et adaptables aux besoins des chercheurs, confortent le groupe dans ses choix et ses objectifs.
Nous souhaitons pousser notre investigation ; c’est pourquoi notre groupe de travail a sollicité des moyens pour organiser une « Formation au niveau national » (logistique et crédits spécifiques) pour une rencontre de deux journées, fin avril 2006 avec des partenaires des différentes EPST et INIST.
5 ou 6 communications seront réalisées sur des projets ou systèmes en permettant de dresser un état de l’art, puis au vu de ces éléments, une réflexion sera menée dans des ateliers afin de construire les grandes lignes d’un cahier des charges d’une stratégie et d’un outil de veille pour le CNRS.