Comité de Pilotage - 19 septembre 2008 - DR15

Présents :
Talence : Caroline Abela, Bernadette Bergeret, Jeanne Capdeville, Christine Cazenave, Elise Douat, Isabelle Esqurial, Armelle Jézequel, Cyril Mauvillain, Geneviève Peyres, Stéphane Toulin
Poitiers : Gille Dubus
Invitées : Florence Hallou, Caroline Sagat

Ordre du jour :
– Les nouvelles de la rentrée
– Budget et Participation aux FréDoc
– Stage « Amélioration de ses pratiques professionnelles »
– Nouveau groupe Indicateurs Renatis et ses relations avec le groupe Qualité Renatis en train de se mettre en place
– Présentation de l’outil bibliographique ASTRE par Gilles Dubus
– Collaboration avec l’ADBS
– Questions diverses
Secrétaire de séance : Bernadette Bergeret

Un tour de table permet de présenter les nouveaux arrivants :
Caroline Sagat remplace Bérengère Durok , s’occupe des périodiques à Spirit
Florence Hallou, nouvelle venue à Spirit, s’occupe des ouvrages en prévision du remplacement de Jeanne. Expérience en bases de données, indicateurs, gestion.
Gilles Dubus, Migrinter, Poitiers, dépend de la DR8 mais souhaite rester attaché à Arpist. Nouveau membre du comité de pilotage d’Arpist.

– Les nouvelles de la rentrée
Projet d’enquête Renatis-OST : Elle sera diffusée en janvier et gérée à l’INIST. Un groupe de travail est mené par Françoise Girard (animatrice de Renatis), Jacques Creusot (chargé de mission IST auprès de l’OST et mandaté par la DRH du CNRS), Françoise Talour, Jean-Pierre Caliste. Une à deux bonnes volontés seront sollicitées auprès des réseaux régionaux et thématiques pour analyser la grille d’enquête avant sa diffusion sur la liste de diffusion Renatis.Isabelle et Cyril sont volontaires.
Elle comprend pour chaque agent trois volets : Identité administrative, analyse des tâches, perspectives et besoins de formation.
Ce questionnaire concerne-t-elle toute la BAP F ou uniquement les documentalistes ?
Le projet sera présenté au prochain CP de Renatis, le 17 octobre .
Rénatis a été examiné par le CORTECH le 10 juillet 2008 et a été validé.

– Budget et Participation aux FréDoc
ARPIST doit établir un budget prévisionnel d’ici la mi-novembre. A titre indicatif Geneviève signale qu’une réunion nationale pour les groupes de travail Rénatis coûte 2000 €.
Dotation 2008 : 2500 € gérés par la MRCT. Actuellement, 1157 € dépensés (au 15 juillet), il reste 1353 € à utiliser. En enlevant les missions, il reste environ 1000 euros.
Il faut prévoir les missions FRéDoc 2008 d’Isabelle et Geneviève (sont-ils pris en charge par ARPIST ou Formation permanente ?) Nous avions prévu l’achat d’un ordinateur portable plus léger pour pouvoir l’emporter en réunions : Stéphane signale qu’avec 700 € on peut en trouver un (critères : taille, poids, autonomie). Il recherche un modèle qui convienne.
Réfléchir à des actions pour 2009 à inscrire dans le budget. Pour continuer à entretenir les liens localement on peut prévoir un CP décentralisé par an, à Arcachon en 2009 (contacter Agnès Massoneau) ? Ou avoir une formule tournante CP + ½ journée information, formation dans des bibliothèques du réseau ? Inviter tout le monde dans des services de l’INRA, l’INRIA, l’INSERM. 
ARPIST n’a pas de support communication papier : Plaquette papier à prévoir : impression peut être faite à Bx1 (ou auprès d’Armelle (gratuit). Conception : A4 plié en 3 – Il peut être mis à disposition en pdf sur le site ; pourquoi pas un signet ?
Qui voudrait être le correspondant budget pour ARPIST ? Actuellement le budget est transmis au réseau Rénatis qui transmet aux réseau régionaux. Geneviève accepte

– Nouveau groupe Indicateurs Renatis et ses relations avec le groupe Qualité Renatis en train de se mettre en place
Rénatis a proposé un groupe de travail sur les indicateurs. Elisabeth Bernardo a proposé d’animer ce groupe. 4 personnes du CP Renatis + 11
Depuis l’intervention aux Rpist sur Renatis, le nombre d’inscrits sur la liste de diffusion Renatis a beaucoup augmenté.
Y participent : Joanna Janick, Marie-Anne Delegue, Patricia Chemali (IN2P3) Caroline Bauer-Acquer (resp. Comité national), Anne Bergez, Toulouse, Pascale Talour (un groupe de travail Indicateurs en région Rhône-Alpes a été mis en place par Isidora ), Véronique Cohoner, Jacques Quentin (MSH Tours),
Elisabeth a envoyé une bibliographie et une enquête en juillet. Bilan : mise en place d’indicateurs quantitatifs et non qualitatifs et peu de questionnaires utilisés. L’utilisation de tableaux de bord est souhaitée, mais souhait d’en apprendre plus.
Lien étroit entre indicateurs et qualité, comment articuler les 2 groupes ? D’autre part comment articuler avec le groupe de travail Indicateurs d’Isidora. Enquête de l’observatoire de métiers attendue en mars.
3 groupes mis en place avec choix en fonction des affinités et des rapprochements géographiques : Usagers, Visibilité, Rentabilité. Le groupe prévoit 3 réunions par an.
Mise en place d’un espace de travail et achat de 2 normes ISO demandés à la MRCT.
Le groupe se donne 2 ans pour finaliser un projet. Dans un an, un document sera produit sous une forme à définir. D’ici janvier, synthèse des biblio doit être fourni.
Le compte-rendu pourrait-il être envoyé à Gilbert Farge pour faire le lien avec la Qualité . Geneviève se renseigne. Il est sur le site de Renatis
Go !Doc organise une formation sur bibliométrie le 23 septembre. Chantal Latié s’y rend. Caroline Sagat voudrait s’y rendre ? Arpist pourrait-il assumer la mission ? Caroline enverra un compte-rendu.

– Stage « Amélioration de ses pratiques professionnelles - 16 places -
Gene et Elise sont allées à la Rochelle début septembre. Tout est sur place. Restauration laisse à désirer... Chambres correctes. En chambres par 2.
Le groupe indicateurs souhaite avoir 4 personnes présentes. Christine est prête à laisser sa place.
Date limite : 10 octobre pour que le CP Rénatis puisse en discuter.
Problème d’articulation des réseaux régionaux avec le réseau national. Il a été demandé que le logo Arpist soit sorti des fiches d’inscription et de programme de cette formation. Il est entendu que la formation est nationale donc Renatis mais le CP demande à ce que le logo soit conservé quelquepart car ARPIST fournit la logistique et l’organisation.

– Présentation de l’outil bibliographique ASTRE par Gilles Dubus
Application pour la saisie des travaux de recherche ASTRE, sur le site de Migrinter,
Cette base permet de récupérer les données des chercheurs dans EndNotes. A travers ASTRE, les chercheurs déposent leurs documents sans crainte, cela reste disponible uniquement par le responsable de la base. Cette base n’est pas moissonnée, elle est en intranet. Le directeur a demandé à Gilles de transférer les données de EndNotes dans HAL, mais c’est impossible. HAL ne souhaite que les documents en texte intégral. La passerelle HAL ne fonctitonne que de HAL vers Labintel et vers EndNotes mais pas dans l’autre sens. ASTRE a été conçu en php. Exportation des données au format EndNote export.Il est encore indispensable d’avoir une gestion parallèle avec un outil comme EndNotes.
ASTRE est un outil de labo permettant d’être en adéquation avec les demandes du directeur. Optique : valorisation interne avec centralisation de la collecte par une ou quelques personnes.
L’application sur Bordeaux est envisagée. Pour Bordeaux 1 elle appelle une question de fond :serveur HAL "versus" projet/ambition/choix d’une politique documentaire du SCD Bx1 d’implanter localement son propre serveur de depot. Le risque etant, au terme, d’inciter (de lier) fortement l’ensemble de la communaute a ce type de depot "aux depens ?" d’un depot "enfin reflexe !" sur le serveur national. L’IEP veut créer une base de données locale accessible en interne ou en externe protégé ressemblant à ASTRE. Cet outil reste extractible pour exporter dans HAL les publications qui sont autorisées à y être déposées. Il serait possible d’adopter ASTRE.
Quel est le bon niveau de collecte des infos ? Université, Institut, PRES ?
Il faut faire remonter à Rénatis ces problèmes de terrain autour de HAL (extraction des données de HAL...) et les politiques des membres constitutifs des PRES. Jeanne, Armelle et Caroline doivent formuler une demande à faire signer par Renatis et à remonter au CCSD afin d’avoir le maximum d’impact.
Gilles propose sur demande de fournir un mot de passe d’accès à ASTRE.

– Collaboration avec l’ADBS
rencontre ADBS/ARPIST :A l’initiative de Caroline, qui fait le lien avec l’ADBS, le comité de pilotage d’ARPIST a été invité à se joindre à la sortie du 1er juillet :Visite du Musée d’Aquitaine, repas et visite « Bordeaux Unesco » en bateau
La collaboration pourrait se faire sous la forme de journées d’étude organisées conjointement afin de minimiser les frais (par exemple faire déplacer les intervenants pour une intervention commune ou pour deux à la suite. Cette année deux journées sur le Web 2 ont été organisées, l’une par l’ADBS et l’autre par Arpist
Un sujet commun proposé : Droit d’auteur. Perspective : une journée conjointe en 2009. Une formation « Droit d’auteur »avait déjà été demandée par ARPIST. Il y a des demandes. Le programme proposé par Elise est trop vaste pour l’ADBS, les droits du libre, Creative Commons, ... semblent suffire. Elise demande si on l’envisage fin 2008 mais ce sera trop court. Qui pourrait aider Elise à l’organiser. Armelle propose d’envoyer à Elise le programme et les intervenants de la formation à laquelle elle est allée à Toulouse. Le contenu peut être travaillé dès maintenant. Ce pourrait être une formation en amphi. Ouvrir aux chercheurs et doctorants. Intervenants : Didier Frochot est suggéré par Stéphane, il demande une rémunération ; CECOJI travaille sur ce sujet ; M . Puerto de l’Université Bx4 fait un cours à l’IUT sur les droits d’auteur. Rappel sur le droit d’auteur, présentation de la DADSVI. Il faut une formation concrète : que dois-je faire dans quelle condition ?
Autres thématiques communes avec ADBS : indicateurs, qualité
Une ANGD « Droit sur internet » a été demandée par Renatis mais cette formation n’entre pas en concurrence avec notre demande pour 2009 car elle est ciblée sur le droit du web et à destination des personnes oeuvrant sur des sites web de réseau.
Journées ADBS prévues :
Octobre : faire connaître la documentation au secteur culturel = « Valorisation des ressources documentaires : un enjeu pour les structures culturelles ».
Décembre : « Valeur ajoutée dans les services documentaires ». Intervenant de l’ESC Lille qui ont mis en place un service de documentation virtuel. Institut national de doc pédagogique présenterait un service de veille. […]
Caroline demande pour la réunion de bureau de l’ADBS le 23 septembre s’il y a pour Arpist des formations 2009.
Une réunion dédiée aux projets de formation pour 2009 serait à mettre en place. Nous devons connaitre les grandes lignes à connaître pour novembre. Un groupe de travail plan formation 2009 est constitué : Christine, Elise, Cyril.
Projet formation droit d’auteur : Caroline, Stéphane, Armelle, Florence
Formations et Journées d’études ADBS sont payantes pour les non-adhérents. Les intervenants sont souvent non rémunérés, seuls les frais de missions sont pris en charge.
Projet veille : On tire un trait sur la base de données. On contacte Olivier Bertoncello pour lui demander s’il peut faire une autre mission pour le réseau. Christine contacte Chantal pour lui demander l’ordinateur et l’imprimante.
Christine propose de réfléchir à la question des stratégies de publication dans les labos ? Forme à déterminer La négociation des contrats d’édition n’est pas dans les habitudes des chercheurs : On prévoit une action de formation pour eux à la DR15.
Christine proposera un Doodle pour la prochaine réunion du CP avant fin novembre (y compris la formation).

– Questions diverses
Gilles recherche des auteurs volontaires pour écrire une petite présentation de EndNote. Armelle propose : comment apprendre à écrire ? Elle envoie une proposition à Gilles. Outils documentaires, informatique... Pourrait-elle faire un 2 pages sur EndNotes ? cela n’est pas possible dans l’immédiat. Caroline propose un texte sur l’outil HAL.
Go !Doc organise une journée d’information sur la visibilité fin septembre. Les informations sont sur le site de Go !Doc
Fin à 13h20