Compte rendu de la réunion du groupe de travail "Veille automatisée" atelier 3, 11 Mai 2005, 9 h, Salle grise-Château de Brivazac
Présents : Bartholin Florence, Bridet Marie-Hélène, Comet Françoise, Esqurial Isabelle, Latié Chantal, Pouyllau Daniel
Excusés : Capdeville Jeanne, Roche Jean-Robert
Ordre du jour :
– les contacts partenaires et experts
– le contrat du prestataire de service
– la « fiche testeur »(contenu, expédition, date limite)
– le recensement des outils de veille
– le plan de management pour la MRCT
– Divers
– La date de la prochaine rencontre qui correspondra à un jalon (bilan) avec la MRCT et à une réunion globale des partenaires de l’atelier 3 sera fixée ultérieurement avec l’accord de Jean Robert Roche.
– Le compte rendu de la rencontre du 30 Mars est approuvé. Le groupe de travail (GT)décide que les comptes rendus doivent être expédiés rapidement à nos partenaires et mis sur le site web ; ils seront donc rédigés, proposés à correction par mail au membres du GT et validés.
1. Les contacts partenaires et experts
Les partenaires sont présentés sous forme d’un tableau en fontion de leurs rôles :le groupe de travail (GT), les partenaires "testeurs", les partenaires "outils", les "participants et testeurs", les experts (les rôles ont été définis dans le précédent compte rendu). Ce tableau sera proposé dans « le plan de management » pour la MRCT.La dernière mise à jour en fonction des réponses date du 29 avril ; les différentes étapes feront l’objet de différents tableaux afin de suivre l’évolution du partenariat :
Actuellement 21 contacts ont été établis par mail avec une lettre type et 14 lettres personnalisés ; 6 contacts notamment auprès d’experts reste à faire. Nous avons obtenu 14 oui, 1 non, les 8 sans réponse à ce jour seront recontactés par téléphone. Les partenaires experts : spécialistes ou chercheurs disposant de peu de temps ou éloignés seront informés longtemps à l’avance de rencontres spécifiques autour des thématiques qui les intéressent. Des contacts seront établis avec le CEMAGREF, le CNES, le CIRAD de Montpellier et l’INRA de Bordeaux.
Il est demandé aux membres du GT d’établir des contatcs en délégation régionale 13 et 14 en fonction de leur domaine scientifique.(Tableau en document joint 1)
2. le contrat du prestataire de service
Une rencontre de Chantal Latié, Bernadette Bergeret avec Sylvie Parisot, gestionnaire du LPCM, est fixée au 13 mai afin de vérifier le versement du crédit 2005, de discuter des modalités de gestion et notamment du contrat du prestataire de service.
3. La fiche testeur et la lettre d’information
La lettre d’explication et la « fiche testeur » ont été expédiées aux partenaires le 19 avril et la date de renvoi a été fixée au plus tard au 10 juin. La « fiche testeur » permettra de renseigner : profil, corpus, besoins et attentes des chercheurs, pour le cahier des charges du projet.
Une « lettre de rappel » va être prochainement expédiée avec des explications complémentaires qui nous ont semblé nécessaires (un seul profil de recherche par testeur, la date impérative du 10 juin pour procéder à l’étude des réponses avant la réunion globale et le bilan de début juillet, toute information complémentaire à indiquer en chapitre 7 ou document annexe)
4. Le recensement des outils de veille
Pour la première étape (1ere semaine de juillet) le prestataire proposera une sélection d’outils de veille et leurs paramètres, les premiers contacts établis pour les tests, ainsi qu’une grille d’analyse.
5. Le plan de management pour la MRCT
Différents chapitres sont soumis par mail à Jean-Robert Roche (Préalable, Rôles et responsabilités, Tests, Information, Documentation ...)
La discussion s’établit autour des chapitres :
– « Le chapitre 1-2 Historique et environnement ». Il propose les différentes définitions du partenariat et présente nos partenaires sous forme d’un tableau (état actuel).
– « Le chapitre 3-1 Planification ». Il présente le tableau des activités : 7 jalons (bilans MRCT) coïncideront majoritairement avec des réunions globales des partenaires ou des rencontres spécifiques sur les thématiques (outils de veille et performances, attentes des chercheurs, stratégies de veille ; 2 périodes de tests).(Tableau en document joint 2)
La discussion permet de revoir les documents à élaborer : la grille de tests (mi juillet-mi octobre 05) pour chaque testeur, l’analyse, la grille d’évaluation,...et d’affiner la terminologie.
Divers.
– Les crédits projet 2005 ont été notifiés le 27 avril, courrier reçu le 3 Mai 2005 ; l’accord de coopération est à rédiger selon la nomenclature MRCT.
– Il est prévu une mission i-Expo pour une personne le 1er Juin : les frais d’inscription et de déplacement sont prélevés sur le crédit mission attribué pour 2005.
– La sauvegarde du dossier informatisé du projet sera effectué sur un cédérom chez Isabelle Esqurial.
– Daniel Pouyllau met à notre disposition les éditions ADBS conservés dans les locaux de ADES ; les membres du GT pourront emprunter les ouvrages comme celui d’Evelyne Mouillet sur la veille dans le domaine de la santé.
La date de la prochaine rencontre fera l’objet d’une information personnalisée et sur le site web.